1.2. Регламент работы коммерческого отдела:
Коммерческий отдел ведет переговоры с заказчиками (потребителями) продукции фабрики. Собирает информацию о потребности заказчика в изделиях в определенных цветах, в определенных размероростах.
Ответственный менеджер при создании заявки заполняет документ «Заявка». Указывает Заказчика, договор, сроки отгрузки, условия отправки товара и прочую необходимую информацию.
Если изделие разработано и утверждено (карточка изделия находится в состоянии «Готово» и существует в требуемом цвете), то ответственный менеджер заполняет заявку, для каждого изделия указывает цвет, для каждого цвета указывает количество размероростов, и, в случае необходимости, структуру декорирования по размероростам.
Если изделия требуют доработки или проверки актуальности, то для каждого изделия следует поставить галочку в графе модификация и подробно описать требования в таблице модификаций.
Если изделие не разработано, то следует ввести Наименование нового изделия; если есть изделие-аналог, то также выбрать изделие-аналог. Задать в таблице модификаций требуемые размеророста и количество, выбрать базовый размеророст в таблице размероростов и указать общее количество. По мере согласования заявки добавлять требования к изделию в таблице модификаций согласно регламенту описания нового изделия.
Рекомендуется формировать заявки с установленной кратностью передаточных партий изделий для каждого сочетания цвета и размеророста. Это позволит в производстве повысить производительность труда. Исключение составляют небольшие, высокомаржинальные заказы.
Заявка позволяет прикрепить любые файлы по кнопке «Присоединенные файлы».
После чего необходимо провести документ, нажать кнопку «Создать задачи» в шапке таблицы изделий, что создаст задачи Конструкторам и Технологам на доработку/создание карточки изделия для каждого изделия. Ответственность за разработку/модификацию карточки ложится на отдел разработки.
Все шаги работы над заявкой следует сопровождать соответствующим изменением состояния заявки. (Разработать контрольные стадии развития Заявки)
Отдел разработки должен обновить информацию в карточке. Рассчитать итоговую себестоимость изделия (Калькулятор себестоимости). Возможно привлечение отдела закупок для уточнения предполагаемой минимальной и максимальной стоимости материалов и фурнитуры.
По готовности доработок отдел разработки устанавливает состояние карточки «Готово».
Менеджер по заявке устанавливает соответствующий статус заявки и отслеживает состояние заявки.
После полной готовности всех карточек заявки, ответственный менеджер подготавливает комплект документов, необходимых для утверждения заявки в производство: Расчет себестоимости, Анализ наличия материалов, Оценку сроков поставки материалов, Оценку возможных сроков отгрузки и пр.
Расчет потребности и анализ наличия и сроков поставки материалов станет доступен на вкладке «Расчет материалов».
Все изменения обстоятельств и историю переговоров с заказчиком можно фиксировать на вкладке «История и трекинг».
При утверждении заявки необходимо установить соответствующий статус. И нажать кнопку «Сформировать задачи на заказ». После чего будет сформирована задача на создание производственного заказа для начальника производства (производственно-плановый отдел).
заявок и в «Отчете по заказам» для детального отслеживания.
При готовности всех изделий по заявке и контроля оплаты/предоплаты заявки, можно установить состояние заявки «На отгрузку», что будет являться признаком готовности заявки к отгрузке.
Рекомендуется все срочные коммуникации с вовлеченными отделами осуществлять посредством инструмента Обсуждения напрямую из документа заявки.
Материалы для ознакомления.
АСУП Стилон 5.0